Crash Course : Student Visa Application for Belgium

Halo teman-teman! Perkenalkan (untuk yang belum kenal ya…:P) saya Yessika Adelwin Natalia. Saya berkesempatan untuk melanjutkan pendidikan Master of Epidemiology di University of Antwerp, Belgia. Dari 120 orang awardee LPDP PK-33, saya adalah satu-satunya awardee yang akan berangkat ke Belgia (ceritanya anti-mainstream). FYI, Belgia adalah negara yang cukup unik karena terletak di antara 3 negara sehingga terbagi menjadi 3 wilayah sesuai bahasa yang digunakan : Flemish Community (berbahasa Belanda), French Community (berbahasa Perancis), dan German-speaking Community (berbahasa Jerman). Jadi kalau teman-teman suatu saat tertarik mengunjungi atau melanjutkan sekolah di Belgia, sebaiknya ini juga diperhatikan, apalagi kalau jurusan yang diminati tidak tersedia dalam Bahasa Inggris.

Nah, sekarang saya mau sedikit share pengalaman saya saat mengurus visa pelajar (longterm visa/tipe D). Sebagai informasi awal teman-teman bisa membuka website Kedutaan Belgia. Hal penting sebenarnya sudah tercantum di sana dan kalau kurang jelas bisa menghubungi contact person yang telah disediakan. Jadi saya akan jelaskan poin-poin penting nya saja ya…

Pertama, ada beberapa dokumen yang perlu disiapkan sebelum memulai aplikasi visa. Perlu diingat Kedutaan Belgia hanya menerima dokumen berbahasa Inggris, Belanda, atau Perancis. Jadi pastikan semua dokumen minimal ada versi bahasa Inggris.

  1. SKCK : untuk membuat SKCK visa, kita harus meminta surat pengantar dari RT, RW, Kelurahan, Kecamatan, Polsek, Polres, dan terakhir Polda/Mabes Polri. Berhubung saya berdomisili di Bandung, saya mengurus SKCK sampai ke Polda Jawa Barat. SKCK yang didapatkan dalam versi dwibahasa (Indonesia-Inggris). Untuk foto, siapkan berbagai ukuran dengan background merah.
  2. Fotokopi ijazah dan transkrip nilai : untuk ijazah dan transkrip nilai, pastikan sudah ada versi bahasa Inggris. Jangan lupa dilegalisasi oleh pihak kampus. Kalau masih full dalam Bahasa Indonesia, harus diterjemahkan terlebih dahulu oleh sworn translator. Selain itu, biasanya diperlukan spesimen/contoh tanda tangan dari pejabat kampus yang melegalisasi fotokopi kedua dokumen tersebut, jadi jangan lupa disertakan juga ya.

 

Setelah ketiga dokumen tersebut selesai, kita harus menempuh prosedur legalisasi oleh Kedutaan Belgia. Eits, tapi jangan buru-buru langsung ke kantor Kedutaan Belgia ya, soalnya legalisasi tidak akan diproses kalau tidak terlebih dahulu mendapatkan legalisasi dari Kemenkumham dan Kemenlu. Lagi-lagi, berhubung domisili saya adalah di Bandung dan masih harus bekerja seperti biasa, saya menggunakan jasa agen untuk membantu dalam proses legalisasi. Agen ini bekerja sama langsung dengan Kedutaan Belgia, jadi cukup terjamin kualitasnya. List agen dapat dilihat di sini (sebagai bocoran saya menggunakan jasa agen no.2 dan menurut saya pelayanan yang diberikan memuaskan). Karena saya menggunakan jasa agen, tentunya masalah biaya saya serahkan pada agen. Bila ingin mengurus sendiri, pada saat legalisasi harus menyiapkan biaya legalisasi di tiap kementrian, dokumen asli, fotokopi KTP, map, dan materai 6000. Untuk setiap kementrian proses legalisasi memakan waktu minimal 1 hari kerja. Khusus di Kedutaan Belgia, untuk legalisasi per dokumen dikenakan biaya 20EUR (bisa dibayarkan dalam rupiah) jadi jangan lupa membawa uang yang cukup. Keseluruhan proses legalisasi menggunakan jasa agen memakan waktu sekitar 5-7 hari (termasuk pengiriman). Setelah dihitung-hitung biaya yang diminta oleh agen kurang lebih sama dengan bila saya mengurus sendiri (terutama di bagian ongkos transport dan makan, belum lagi ditambah dengan waktu dan rasa lelah di perjalanan…:P).

Nah sementara agen mengurus legalisasi, saya mengurus persyaratan selanjutnya, yaitu medical check up. Eits, lagi-lagi jangan buru-buru ke dokter atau RS terdekat ya, soalnya hanya ada beberapa dokter yang memiliki kerja sama dengan Kedutaan Belgia. Daftarnya dapat dilihat di sini (bocoran lagi nih, saya memilih dokter no 3 di Jakarta karena menurut agen harganya paling bersahabat, tidak perlu puasa, dan juga berdasarkan beberapa testimony dari orang-orang yang sudah pernah mengurus visa ke Belgia). Untuk medical check up kita harus telepon dan membuat appointment dulu. Jangan lupa membawa fotokopi KTP, passport dan foto 4×6 background merah. Di sana nanti pertama kali kita akan diperiksa tinggi badan, berat badan, pemeriksaan mata menggunakan mesin (refraktometer). Kemudian dilanjutkan dengan foto rontgen dada, pengambilan sampel darah, urin, dan kotoran (berdasarkan pengalaman sebaiknya minum air putih yang banyak dan kalau bisa jangan BAB paginya. Selain itu seminggu sebelum pemeriksaan hindari makan makanan yang tidak dimasak dengan baik, terutama bila kebersihannya tidak terjamin karena bisa memengaruhi hasil pemeriksaan kotoran dan nantinya harus diulang lagi). Setelah semua hasil keluar, maka kita akan diperiksa oleh dokter yang bertugas sambil ditanya sedikit tentang riwayat penyakit dan imunisasi. Bila hasilnya sudah oke semua, surat pernyataan sehat akan dikirim langsung ke Kedutaan Belgia dalam waktu 3 hari.

Langkah berikutnya akan sedikit berbeda bila kita bandingkan dengan teman-teman yang sudah pernah mengurus visa ke Belgia sebelumnya. Mulai bulan Maret 2015, untuk aplikasi longterm visa (tipe D), pemerintah Belgia menerapkan admission fee yang harus di transfer ke rekening Kantor Imigrasi di Belgia. Untuk visa pelajar, admission fee yang dikenakan sebesar 160EUR. Tips : sebaiknya transfer dilakukan dalam bentuk EUR jadi supaya tidak terlalu banyak terpotong saya menukarkan rupiah ke dalam EUR di money changer lalu transfer full amount melalui bank (jangan lupa siapkan juga biaya transfer). Tanda bukti transfer harus dibawa pada saat mengumpulkan dokumen ke Kedutaan Belgia.

Setelah semuanya siap, baru deh kita bisa buat appointment ke Kedutaan Belgia untuk menyerahkan dokumen yang terdiri dari :

  • Formulir aplikasi visa (2 rangkap, dapat diunduh di website)
  • Passport dan fotokopi
  • SKCK, ijazah, dan transkrip nilai yang sudah dilegalisasi
  • LoA dari universitas tujuan
  • LoG dari LPDP (atau pernyataan sponsor lainnya)
  • Bukti transfer admission fee untuk visa
  • Khusus surat keterangan sehat harus sudah diterima oleh Kedutaan Belgia

 

Saya membuat appointment melalui agen. Setelah tanggal ditentukan, saya berangkat ke Jakarta. Kedutaan Belgia ada di Deutsche Bank Building lantai 16, Jalan Imam Bonjol 80. Sedikit berbeda dengan kedutaan lain, Kedutaan Belgia hanya berupa kantor dan bukan ‘benteng’ jadi suasananya tidak begitu mencekam..:P Di sana saya diterima oleh CP yang sangat baik hati dalam memberikan informasi dan membalas email-email saya. Semua dokuemen akan diperiksa kelengkapannya dan bila sudah clear, kita akan diminta membayar biaya aplikasi visa (tergantung kurs yang digunakan, saya diminta membayar sekitar 2,7 juta rupiah). Pembayaran dilakukan melalui Deutsche Bank di lantai 1. Setelah melakukan pembayaran, saya diminta mengisi kuesioner pelajar (cukup tebal dan pertanyaannya banyak terutama mengenai minat dan jurusan yang akan ditempuh. Waktu itu saya mengisi sekitar 1 jam.) lalu melakukan pengambilan foto untuk visa. Ini adalah step terakhir untuk aplikasi visa. Bila visa sudah di-approve kita akan diberitahu via telepon.

Kurang lebih seminggu kemudian, saya mendapatkan telepon dari pihak kedutaan yang menyatakan visa saya telah selesai dan bisa diambil keesokan harinya. Berhubung saya menggunakan agen, pihak kedutaan menawarkan apakah visa tersebut mau diambilkan oleh agen lalu dikirimkan kepada saya. Setelah saya pertimbangkan efisiensi biaya (saya hanya perlu membayar ongkir dibandingkan bayar travel) dan waktu, saya memutuskan pengambilan visa akan diwakilkan oleh agen. Empat hari kemudian (tertunda oleh weekend) visa pelajar sudah ada di tangan saya.

Sekian pengalaman saya dalam mengurus visa pelajar Belgia. Semoga catatan kecil saya ini bisa bermanfaat bagi teman-teman, terutama bagi yang berminat untuk melanjutkan studi di Belgia. Di kesempatan yang akan datang saya akan share bagaimana pengalaman saya selama studi. Ayo kita makan Belgian chocolate! #lho

Yessika Adelwin Natalia
BPI LPDP PK-33
Master of Epidemiology, University of Antwerp, Belgium

7 Comments

  1. Terima kasih atas informasinya mba saya sangat terbantu untuk pengurusan di Indonesia.Saya mau tanya mba untuk dapetin pernyataan dari sponsor mba harus diterima di University of Antwerp dulu ? Saya mau coba applied ke situ juga tapi masih bingung, syarat dari university di sana minta harus ada bukti dana tersedia selama belajar di Belgia sementara kalau mau applied beasiswa harus sudah ada Letter of Acceptance dari university

    Ainun
    1. Halo Mba Ainun,

      Saya mendapatkan LoA dulu baru mendaftar untuk beasiswa. Namun waktu saya apply ke UAntwerpen, saya tidak perlu bukti dana tersedia. Memang ada kemungkinan tiap prodi berbeda peraturan. Kalau boleh tau rencananya akan daftar ke program apa?
      Ada beberapa opsi yang bisa dilakukan :
      1. Coba apply ke program beasiswa yang tidak mewajibkan memiliki LoA (salah satunya LPDP). Opsi lain adalah melihat melihat program beasiswa VLIR-UOS (http://www.vliruos.be/) dari pemerintah Flanders (khusus untuk negara Afrika, Asia, dan Amerika Latin namun hanya tersedia untuk prodi tertentu).
      2. Coba berdiskusi dengan pihak univ bahwa untuk mendaftar beasiswa diperlukan LoA dan pihak univ dapat memberikan conditional LoA dengan keterangan yang diperlukan.

      Semoga info ini membantu. Selamat berjuang! 🙂

  2. halo mbak, infonya sangat berguna sekali. tapi saya masih bingung dengan spesimen tanda tangan pelegalisir ijazah. apa kita bisa bikin spesimen tanda tangan di ketas biasa atau ada format khusus? terimakasih.

    desi
  3. Dear Mbak Yessika,
    terima kasih atas informasnya yang sangat membantu, karena saya akan mengurus student visa anak saya. Kalo boleh minta nama dan kontak agen yang dipakai untuk legalisasi dokumen dan pengurusan visanya mbak? saya coba klik di link yang diberikan di artikelnya tapi masuknya ke web embassy of Belgium. Ada list sworn translator dan sudah saya coba kontak, katanya hanya melayani legalisasi dokumen saja, tidak untuk visa. Saya tidak di Jakarta jadi perlu bantuan agen untu pengurusan visanya.

    Nia

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *